為(wèi)什麽你企業的流程制度形同虛設？

導讀：在中小(xiǎo)企業，大部分(fēn)的企業已經或正在通過ISO質(zhì)量管理(lǐ)體(tǐ)系認證，但是從實施上來看，許多(duō)企業隻是通過認證讓企業的“名片”更加有份量一些而已，至于ISO質(zhì)量體(tǐ)系的落地執行，會随着文(wén)件鎖入保險箱而告一段落。

我們不禁要問，為(wèi)什麽ISO文(wén)件在企業難以落地？為(wèi)什麽企業制定了很(hěn)多(duō)的流程文(wén)件，可(kě)結果還是異常頻發？……

根源在于這些流程文(wén)件一方面強調大而全，比如，ISO就試圖把所有的管理(lǐ)動作(zuò)都标準化，這樣的執行成本會很(hěn)高且沒有效益；另一方面，ISO強調标準化的同時，卻忽略了監督和責任機制。朗歐企管多(duō)年駐廠咨詢認為(wèi)，一份流程文(wén)件最重要的是能(néng)夠落地，才能(néng)為(wèi)企業創造效益。在此背景下，形式上小(xiǎo)而簡、内容上少而精(jīng)、精(jīng)而專的“作(zuò)業流程卡”應運而生了，本文(wén)手把手教大家如何制作(zuò)“作(zuò)業流程卡”。

一、什麽是“作(zuò)業流程卡”

作(zuò)業流程卡就是将企業裏各項流程裏面的關鍵節點抽取出來，通過這些關鍵節點的控制保障整體(tǐ)流程的運行。

作(zuò)業流程卡将大家有限的精(jīng)力聚焦于标準作(zuò)業的動作(zuò)上，使之在約束的環境下，短期實現改變的一種管理(lǐ)工具。

作(zuò)業流程卡對過程失控的問題點進行剖析，進而制定标準的操作(zuò)動作(zuò)，通過橫向部門或工序、稽查員及上級的監督，并對動作(zuò)的執行情況進行定時跟蹤考核。

二、如何制作(zuò)作(zuò)業流程卡？

1、選取流程點（失控點）

評估本部門所管轄的流程、員工活動過程、産品實現過程、設備操作(zuò)動作(zuò)等失控點。

譬如：倉庫管理(lǐ)中，可(kě)以選取發料動作(zuò)來作(zuò)為(wèi)流程點，采購(gòu)部門可(kě)以選擇采購(gòu)單據的處理(lǐ)來作(zuò)為(wèi)流程點。

需要注意的是：流程點的選取不要大而全的，要選取具體(tǐ)到點的管理(lǐ)細節來進行改善。

2、确定改善動作(zuò)及頻率

找到流程點之後，對流程點進行動作(zuò)分(fēn)解，确定失控的原因，然後根據原因逐一設定改善動作(zuò)；

在設定改善動作(zuò)時要注意以下幾點：（1）改善動作(zuò)要可(kě)以操作(zuò)、檢查；（2）改善動作(zuò)要有頻次要求、時間要求；（3）改善結果可(kě)以數據量化。

3、明确責任和義務(wù)

确定了改善動作(zuò)和頻率之後，就要考慮如何保證這個改善動作(zuò)有效執行下去，所以明确相關執行人的責任和義務(wù)顯得至關重要；

設置方式：通過橫向工序或者橫向部門按照一定的頻率進行監督和制約，對于沒有按照規定執行的，給予一定的處罰；

譬如：倉庫的收發料作(zuò)業流程卡，就由采購(gòu)部的采購(gòu)員進行監督，采購(gòu)部的采購(gòu)作(zuò)業流程卡的執行，就由PMC部門的物(wù)控員進行監督。

4、填寫作(zuò)業流程卡

整張作(zuò)業流程卡分(fēn)為(wèi)三部分(fēn)：擡頭、主體(tǐ)、會簽三個部分(fēn)，具體(tǐ)請見朗歐流程卡模闆所示，在朗歐微信公衆号回複“流程卡”可(kě)獲取模闆；

擡頭部分(fēn)為(wèi)作(zuò)業流程卡的基本信息，包括：公司名稱、文(wén)件編号、文(wén)件版本号、編制部門、編制人、審核人、核準人等基本信息；

主體(tǐ)部分(fēn)是作(zuò)業流程卡的基礎，包含流程點（控制項目）、操作(zuò)流程、控制點設計（即标準、制約、責任）、使用(yòng)表單等幾個核心信息；其中流程點、控制點設計（标準、制約、責任）是不可(kě)或缺的，其他(tā)項目可(kě)以根據作(zuò)業流程卡具體(tǐ)規範的對象而靈活調整。

會簽部分(fēn)：為(wèi)經過相關責任部門評審确認之後，所有參與評審人員對評審結果的确認。

流程卡樣式

控制點設計（标準、制約、責任）：每份作(zuò)業流程卡當中必須有三個要素，分(fēn)别是标準、制約和責任。這三個要素缺一不可(kě)。

标準：針對梳理(lǐ)出的流程點，制訂責任部門/崗位所需要矯正或統一的動作(zuò)描述（動作(zuò)需有時間節點、采用(yòng)量詞或動作(zuò)語言），不得使用(yòng)形容詞（如：大概、差不多(duō)、應該、加強、努力）即，每一條标準當中要規定“誰？什麽時間？做什麽具體(tǐ)動作(zuò)？”，我把這個稱之為(wèi)“小(xiǎo)三要素”。

譬如：

制約：所定的标準由誰來監督執行，應包括三級檢查（上級、橫向部門、稽查部），視情況規定檢查頻次與記錄方式，以橫向部門為(wèi)主，上級、稽查為(wèi)輔。

譬如：

責任：經過檢查、發現員工行為(wèi)與标準要求不相符所帶來的責任（可(kě)以概括性責任條款，如：違反标準者樂捐2元/次），樂捐金額1～2元，但特别條款必須另外注明。

譬如：

5、組織評審和研讨

作(zuò)業流程卡填寫好之後的1-2個工作(zuò)日之内，必須召集相關責任部門負責人進行流程點改善動作(zuò)評審，現場确認改善動作(zuò)的有效性；

注意：在研讨階段，合理(lǐ)性大于權威性，執行階段，權威性大于合理(lǐ)性，一旦評審确認OK，任何人都必須無條件配合執行，不得以任何理(lǐ)由和借口推脫、拒絕；

中間有争議，但不能(néng)妥協的标準項，可(kě)以采用(yòng)試運行的方式進行，待運行一段時間之後再修正調整。

6、确認會簽發行

完成評審動作(zuò)後，最遲一個工作(zuò)日之内将确認好的作(zuò)業流程卡分(fēn)發到相關的部門責任人會簽，确認會議按照會議管理(lǐ)制度執行，并知會稽查部派人參加。

完成會簽後，将流程卡經總經理(lǐ)核準後發行生效，編制部門将已經審核好的動作(zuò)流程卡複印分(fēn)發給相關聯部門和稽查部。

7、流程文(wén)件試運行

當會簽後，通常要對文(wén)件做一個月至三個月的試運行，每一份流程文(wén)件不可(kě)能(néng)一次就寫到完美，都是在不斷執行的過程當中去逐步完善的，可(kě)以為(wèi)A0版、A1版、A2版……..，試運行可(kě)以為(wèi)流程執行後進行糾錯留有一定的空間。特别是一些事關員工經濟利益的一些流程規定，可(kě)以為(wèi)流程的及時修訂留有餘地，但是試運行要有一個确定的時間段，如一個月或三個月，試運行周期一般都設定在三個月以内。

結語

流程文(wén)件不在于大而全，而在于能(néng)否有效執行，能(néng)否對員工的操作(zuò)動作(zuò)起到規範作(zuò)用(yòng)，朗歐作(zuò)業流程卡就是将程序文(wén)件當中具體(tǐ)的操作(zuò)動作(zuò)列出來，卡住的是一個一個具體(tǐ)的動作(zuò)，同時解決怎麽做？怎麽檢查？怎麽獎罰？這三個問題。有明确的責任人、檢查人、執行時間，這樣才能(néng)保障流程的有效執行。關注朗歐企管微信公衆号，回複關鍵詞“流程卡”獲取本文(wén)流程卡範本。

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