朗歐精(jīng)細化管理(lǐ)：如何形成有效的會議決議，讓會議“時”半功倍？

｜導讀

會議，是企業管理(lǐ)工作(zuò)中的主要活動之一，是集思廣益、分(fēn)析問題、研究對策及工作(zuò)部署的主要方式。但是朗歐駐廠咨詢發現，現在許多(duō)企業的會議卻開成了這樣：“召開一個會議，各種扯皮，會議花(huā)費幾個小(xiǎo)時，需要解決的問題沒有解決，變成一種形式，一種累贅式的日常工作(zuò)，一次次疲憊的聚集，毫無決議産出的時間浪費……”

近段時間，我也參加了幾家企業的内部會議，這些長(cháng)達1個小(xiǎo)時，2個小(xiǎo)時，甚至3個小(xiǎo)時的會議，到最後卻沒有形成非常有效的會議決議。有的企業召開兩三個小(xiǎo)時的會議，最後隻形成了兩三條會議決議，并且這些會議決議都不具備可(kě)操作(zuò)性：沒有責任人、沒有具體(tǐ)時間節點、沒有具體(tǐ)動作(zuò)。

圍繞企業裏面的會議難以形成有效的會議決議這一問題，今天我就與你一起探讨一下，在企業裏面開會的過程當中，怎樣避免“會而不議，議而不決，決而不行，行而不果”的現象。那麽究竟如何形成有效的會議決議，讓企業的會議“時”半功倍呢(ne)？在這裏，朗歐駐廠咨詢從精(jīng)細化管理(lǐ)的角度給你分(fēn)享3個方法。

一、朗歐精(jīng)細化管理(lǐ)：明确會議主題

很(hěn)多(duō)企業裏面所有的會議都叫一個名字，那就是“開會”。會前沒有明确的會議主題，比如，“我上午10點要開會；我們今天晚上又要開會了……”而一個管理(lǐ)規範化的企業，每次會議都有明确的主題，“我下午3點鍾要開生産協調會；我今天晚上7點鍾要開管理(lǐ)變革周例會；我早上9點鍾要開生産早會、部門早會。”其實這兩種語境的差别，所折射出的就是企業的會議、企業的管理(lǐ)體(tǐ)制是否高效，是否健全。

如果一個會議沒有明确的主題，參會人員就無法提前做好準備，也無法将自己持有的觀點帶到會議上進行分(fēn)享，更無法将在會議上需要各部門協調的事項安(ān)排好，這就是會議首先要有明确的主題和内容的根本原因。

比如，新(xīn)産品發布會、生産協調會、管理(lǐ)周例會，等等，每一個會議都需要有非常明确的主題，隻有這樣才能(néng)夠讓參會人員在會前有所準備，在會中能(néng)夠緊扣主題，在會後形成有效的會議決議。

所以，朗歐駐廠咨詢認為(wèi)，明确的會議主題是形成有效會議決議的先決條件，否則，開會就是在浪費時間。因為(wèi)人的思維具有發散性，當沒有辦法圍繞着某一個問題或者某一個方面進行讨論的時候，大家就會天南地北的随便說了。當然，有些研讨性質(zhì)的會議需要發散思維，但是企業裏面大部分(fēn)的會議都是專題會議、主題會議。

二、朗歐精(jīng)細化管理(lǐ)：會議的主持人要緊扣主題

當會議有了主題以後，就要确定會議主持人。會議主持人最重要的作(zuò)用(yòng)就是在會議召開的過程當中，引導各個參會人員都圍繞着會議的主題進行發言，如果某個人的發言内容，超越了所預定的會議主題，這個時候主持人就要通過發問的方式或者制止的方式，來讓參會人員的發言内容回歸到會議主題上來。

比如，企業召開生産協調會，各個參會部門就要圍繞着生産計劃的達成、生産異常的解決、車(chē)間與車(chē)間、工序與工序、部門與部門之間的溝通去進行。這個時候與此無關的會外内容，就無需在此會議上進行溝通、交流、讨論。

同時，會議的主持人還要具備形成會議決議的素養。什麽是形成會議決議的素養？就是你在主持會議的過程當中，每當一個人發言完畢以後，要總結歸納是否有能(néng)夠形成會議決議的内容。

什麽樣的會議決議才是有效的呢(ne)？有效的會議決議必須具備三個要素：誰？什麽時間？做什麽動作(zuò)？即，責任人、完成時間節點、具體(tǐ)的工作(zuò)内容。

形成有效的會議決議，需要會議的主持人時時進行糾偏，讓各參會人員時時圍繞着形成有效會議決議的三個要素，圍繞着會議的主題進行溝通、交流、讨論。

一次會議形成多(duō)少條決議才算合理(lǐ)呢(ne)？以朗歐駐廠咨詢的經驗看，在一個會議上每5分(fēn)鍾應該形成一條會議決議，最多(duō)不超過8分(fēn)鍾。

如果當一個問題，當一個事項在會議上5到8分(fēn)鍾内還不能(néng)形成一個确定的會議決議的時候，你可(kě)以把這個問題本身形成一條會議決議，明确會後什麽時間？誰來組織大家？召開一個什麽類型的專題會議？不要在這個會議上讓大家用(yòng)發散性思維去讨論一個跟會議主題有關，但不是全部的問題，可(kě)以把這個問題剝離出來，另外召開專題會議再來讨論。

緊扣主題是作(zuò)為(wèi)會議主持人必備的能(néng)力，這是衡量一個會議主持人是否合格的标準。所以，在會上，如果5到8分(fēn)鍾還不能(néng)形成一條會議決議的時候，會議主持人就要警覺了，否則你整個的會議就是無效的。

很(hěn)多(duō)人就會問了，如何才能(néng)夠保證在會上形成這麽多(duō)的決議呢(ne)？這就需要你在會前圍繞着會議的主題做大量的會前準備工作(zuò)了。

三、朗歐精(jīng)細化管理(lǐ)：會議的記錄人要善于抓取會議決議

在會議進行的過程中，會議記錄人要将各個部門、各參會人員溝通的内容形成備忘錄，整理(lǐ)出會議紀要。會議決議的雛形就是會議紀要，從會議紀要當中抓取會議決議。

隻要大家在開會的過程當中達成了一緻意見，甚至在溝通的過程當中出現的言語和内容，滿足時間節點，工作(zuò)具體(tǐ)内容和責任主體(tǐ)這3個要素，作(zuò)為(wèi)會議記錄人就要在第一時間記錄下來。

在會議紀要中，會議記錄人也要善于抽取滿足這3個要素的事項，羅列出來，在會議結束的時候通報一遍所形成的會議決議，再次跟相關參會人員進行确認，把某某責任人，某某時間節點，要完成某項具體(tǐ)的工作(zuò)通報一次，有問題的話就可(kě)以在會上明确一下。

會後，再把這些決議打印出來或者在軟件裏面進行公示，讓各個負責人進行簽名确認，最重要的是要讓大家按照這些會議決議去執行，并有專人去檢查、跟進。

｜結語

從精(jīng)細化管理(lǐ)出發，朗歐駐廠咨詢建議你，一個會議要形成有效的決議，必須要做到會議有明确的主題、會議的主持人緊扣主題、會議的記錄人善于抓取會議決議這3點！從而重塑你企業會議的價值，讓你企業遠(yuǎn)離低效的會議。

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